בסדנה עמוסה אפשר לעבוד קשה מאוד ועדיין להספיק פחות ממה שצריך. הבעיה לא תמיד נמצאת במהירות שבה פותחים בורג, חותכים חלק או מפרקים מכלול. הרבה מהזמן נעלם דווקא בין הפעולות: חיפוש אחרי בוקסה, הליכה לארון בקצה החדר, פינוי שולחן שכבר התמלא, חזרה לרכב כדי לבדוק איזו מידה נדרשת, המתנה לכלי שנמצא אצל עובד אחר או ניסיון להיזכר איפה הונח החלק שפורק לפני עשר דקות.
כל פעולה כזו בפני עצמה נראית זניחה. שתי דקות כאן, דקה שם. אבל לאורך יום עבודה הן מצטברות לזמן משמעותי שבו אף עבודה אמיתית אינה מתבצעת.
לכן הדרך לשפר תפוקה בסדנה אינה בהכרח לבקש מהעובדים להזדרז. עבודה מהירה יותר יכולה אפילו להגדיל טעויות. הרבה יותר נכון לחפש את המקומות שבהם העובד לא אמור היה לבצע פעולה בכלל: הליכה שאפשר היה למנוע, חיפוש שלא היה צריך לקרות, כלי שהיה צריך להיות כבר לידו או חלק שלא קיבל מקום ברור.
בעולם של אספקה טכנית, כלי עבודה, פתרונות אחסון ומשטחי עבודה יכולים לעזור מאוד, אבל הציוד הוא רק התשתית. היעילות מגיעה כאשר הסדנה בנויה סביב תהליך העבודה ולא סביב השאלה איפה היה מקום להכניס עוד ארון.
הדרך הטובה ביותר להתחיל היא לעקוב אחרי יום עבודה רגיל
לפני שמשנים את כל הסדנה, כדאי לראות איפה הזמן באמת נעלם.
בוחרים עבודה שגרתית ועוקבים אחריה מתחילתה ועד סופה. לא צריך שעון עצר מדויק. מספיק לשים לב לכמה פעמים העובד עוזב את העמדה, כמה כלים הוא מחפש וכמה פעמים עליו להזיז משהו כדי להגיע לדבר אחר.
מה שקורה בדרך כלל מפתיע.
העבודה עצמה יכולה לקחת 25 דקות, אבל מסביבה יש עוד עשרים דקות של תנועה והכנות. אם זה קורה חמש פעמים ביום, מצאנו כבר יותר משעה שאפשר לשפר בלי לבקש מאף אחד לעבוד מהר יותר.
המטרה אינה למדוד את העובד אלא למדוד את התהליך.
כל כלי צריך להיות קרוב לפי התדירות שבה משתמשים בו
לא כל כלי בסדנה צריך להיות ליד הידיים.
בוקסות, רצ’ט, מברגים, פליירים וכלים שנמצאים בשימוש יומיומי צריכים להיות נגישים מאוד. חולץ מיוחד שמשתמשים בו פעם בחודש יכול להיות בארון מרוחק יותר.
זה עיקרון פשוט, אבל בהרבה סדנאות האחסון נקבע לפי גודל: הדברים הגדולים במקום אחד, הקטנים במקום אחר. מבחינת יעילות, הגיוני יותר לחשוב לפי תדירות השימוש.
הציוד שנדרש בכל עבודה כמעט צריך להיות קרוב לעמדות העבודה. ציוד מיוחד יכול להישאר באחסון מרכזי.
כאשר הכלים השכיחים נמצאים במרחק של צעד או שניים במקום עשרים, החיסכון חוזר על עצמו עשרות פעמים ביום.
עגלת כלים מביאה את המחסן הקטן אל העבודה
אחד הפתרונות היעילים ביותר בסביבה שבה העבודה משתנה ממיקום למיקום הוא להעביר את הכלים אל המטלה במקום שהעובד יעבור בין המטלה לכלים.
עגלות כלים מאפשרות לרכז את הכלים השימושיים ליד הרכב, המכונה או שולחן העבודה.
אבל כדי שהעגלה באמת תחסוך זמן, היא צריכה להישאר מסודרת.
אם כל המגירות מלאות בערבוביה, פשוט העברנו את החיפוש מהארון לעגלה. לכן כדאי להגדיר לכל מגירה תפקיד: בוקסות, מפתחות, מברגים, פליירים, מדידה וכן הלאה.
העובד צריך להיות מסוגל לפתוח את המגירה הנכונה כמעט בלי לחשוב.
לא כל הכלים צריכים לנסוע על העגלה
הפיתוי הוא להפוך עגלת כלים למחסן נייד של כל הסדנה.
זה בדרך כלל יוצר עומס.
עדיף להחזיק על העגלה את הכלים שנמצאים בשימוש תדיר ואת אלו שמתאימים לסוג העבודות שמתבצע באזור. ציוד מיוחד נשאר במקום קבוע ומגיע לעגלה רק כאשר נדרש.
ככל שהעגלה עמוסה יותר, קשה יותר לשמור על סדר ולראות אם כלי חסר.
העיקרון דומה לארגז של טכנאי שטח: המטרה אינה לקחת כל כלי שקיים, אלא להגיע לרוב העבודות בלי שחסר משהו בסיסי.
שולחן עבודה אינו מקום אחסון
אחת הסיבות המרכזיות לכך שעבודה נעצרת היא שמשטח העבודה כבר תפוס.
ארגז, כלי שלא הוחזר, חלק מפרויקט קודם, חומרי ניקוי וציוד שאין לו מקום קבוע מצטברים על השולחן עד שנשאר רק אזור קטן לעבוד בו.
שולחנות ומטבחי עבודה צריכים להישאר משטח שמיועד לפעולה: פירוק, הרכבה, מדידה או טיפול בחלקים.
אם ציוד נשאר על השולחן באופן קבוע, הוא צריך לקבל מקום אחסון אחר.
כל פעם שעובד צריך לפנות משטח לפני שהוא מתחיל עבודה, הוא משלם בזמן על בעיית אחסון שנוצרה קודם.
מפרידים בין אזור “עבודה” לאזור “חלקים”
בפירוק מכני נוצרים במהירות הרבה פריטים: ברגים, תושבות, שייבות, חלקים ישנים וחלקים שממתינים להרכבה.
אם כולם מונחים במקום שבו גם עובדים, המשטח הופך מבולגן.
כדאי להגדיר אזור שבו מבצעים את העבודה עצמה ואזור שבו החלקים ממתינים.
גם מגש פשוט יכול לעשות הבדל. ברגים ממכלול אחד נשארים יחד ולא מתערבבים עם מכלול אחר.
בפרויקט מורכב אפשר אפילו לעבוד בכמה מגשים לפי סדר הפירוק.
הדבר חוסך זמן בעיקר בשלב ההרכבה, שבו לא צריך להתחיל לזהות מחדש איזה בורג הגיע מאיפה.
ארגזי כלים וארגוניות צריכים לפתור בעיית חיפוש, לא רק בעיית מקום
אחסון טוב אינו נמדד בכמות הדברים שאפשר לדחוס לתוכו.
המטרה היא למצוא אותם מהר.
ארגזי כלים וארגוניות יכולים לאפשר הפרדה בין ברגים, אביזרים, כלי חיתוך, ביטים, מקדחים ופריטים קטנים אחרים שנוטים להיעלם בתוך מגירה גדולה.
אם כדי להגיע לפריט אחד צריך להוציא שלוש קופסאות, האחסון אינו באמת יעיל.
כלל שימושי הוא שכל פריט שנמצא בשימוש קבוע צריך להיות נגיש בלי להזיז פריטים אחרים שאינם קשורים למשימה.
המקום הקבוע חשוב יותר מהסידור המושלם
סדנה אינה תצוגה בחנות. לא כל מגירה צריכה להיראות מושלמת בכל רגע.
מה שחשוב יותר הוא שכל אחד יודע איפה הדברים אמורים להיות.
אם מפתח מומנט נמצא לפעמים במגירת המדידה, לפעמים על עגלת הכלים ולפעמים בארון, החיפוש בלתי נמנע.
מיקום קבוע מייצר זיכרון תנועתי. אחרי זמן קצר היד כבר הולכת למקום הנכון כמעט אוטומטית.
לכן כאשר מסדרים סדנה, לא כדאי לשנות את שיטת האחסון כל שבוע. בוחרים מערכת הגיונית, משתמשים בה תקופה ורק אז מתקנים נקודות שאינן עובדות.
כלי שחוזר למקום חוסך זמן לעובד הבא
אחת הבעיות בסדנה משותפת היא שהאדם שהשתמש בכלי אינו תמיד האדם שיחפש אותו אחר כך.
אם כלי נשאר ליד הרכב שבו השתמשו בו, מבחינת המשתמש הראשון אולי נחסכו עשרים שניות. המשתמש הבא יכול לבזבז חמש דקות בחיפוש.
לכן החזרת כלים למקום היא לא רק עניין של סדר. זו העברת מידע.
כאשר כלי נמצא במיקום הקבוע שלו, כולם יודעים שהוא זמין.
אם הוא אינו שם, ברור שהוא נמצא בשימוש או דורש בדיקה.
מערכת כזו גם מאפשרת לזהות מהר יותר כלים שאבדו או נשארו בתוך רכב או מכונה.
סוף העבודה צריך לכלול כמה דקות של איפוס
סדנה שמתחילה את הבוקר מבולגנת כמעט תמיד תישאר מאחור לאורך כל היום.
לעומת זאת, אם בסיום כל עבודה משקיעים כמה דקות בהחזרת כלים, פינוי חלקים וניקוי משטח העבודה, העבודה הבאה יכולה להתחיל מיד.
המטרה היא לא לבצע ניקיון עמוק אחרי כל בורג, אלא להחזיר את העמדה ל־”מצב מוכן”.
העגלה נסגרת. הבוקסות חוזרות למקום. החלקים הישנים עוברים לאזור שלהם. הפסולת מפונה.
כמה דקות בסיום המשימה בדרך כלל חוסכות יותר זמן בתחילת המשימה הבאה.
בונים ערכת בסיס לעבודות שחוזרות על עצמן
אם הסדנה מבצעת שוב ושוב את אותו סוג עבודה, אין סיבה להכין את הציוד מחדש בכל פעם.
אפשר ליצור ערכת בסיס.
לדוגמה, טיפול שגרתי ברכב יכול לדרוש מספר מידות בוקסה קבועות, כלי לפתיחת מסנן, ציוד לניקוז, כפפות וכלי מדידה. במקום לאסוף אותם ממקומות שונים בכל טיפול, אפשר להחזיק אותם באזור ייעודי.
גם סט כלי עבודה מסודר יכול להיות שימושי כאשר נדרשת קבוצה קבועה של כלים בסיסיים בעמדה אחת.
ככל שהעבודה חוזרת על עצמה יותר, כך יש יותר ערך להכנה מראש.
ציוד שנמצא בשימוש פעם בשנה לא צריך לתפוס את המקום הטוב ביותר
שטח נגיש בסדנה הוא משאב.
המדפים בגובה היד, המגירות הראשונות בעגלה והקיר שמול עמדת העבודה צריכים להיות מוקדשים למה שמשתמשים בו הרבה.
כלי מיוחד להסרת חלק שנפגשים איתו פעם בשנה יכול להיות מאוחסן באזור פחות נגיש.
זו החלטה פשוטה שמפחיתה עומס באזורי העבודה החשובים.
כאשר כל שטח האחסון “שווה”, הדברים הנדירים דוחקים החוצה את הדברים היומיומיים.
מיקום לפי רצף העבודה עדיף לפעמים על מיקום לפי סוג הכלי
בסדנה מסוימת יכול להיות הגיוני שכל המפתחות נמצאים יחד.
אבל בעבודה שחוזרת על עצמה פעמים רבות, כדאי לשקול גם אחסון לפי תהליך.
לדוגמה, בעמדת טיפול ייעודית לרכב אפשר להחזיק יחד את הכלים שנדרשים בשלב ההרמה, הפירוק והסגירה – גם אם מבחינה קטלוגית הם שייכים למשפחות שונות.
המטרה היא לצמצם מעבר בין אזורים.
אם העובד תמיד משתמש בבוקסה מסוימת מיד אחרי כלי אחר, יש היגיון בכך שהם יהיו קרובים.
סדנה יעילה נבנית לפי מה שקורה בה בפועל, לא רק לפי שמות הקטגוריות על הארון.
הכלי שחסר הכי הרבה פעמים הוא כנראה כלי שצריך להיות בעוד מקום
אם שלוש עמדות חולקות כלי בסיסי אחד וכל יום מישהו מחפש אותו, יכול להיות שהבעיה אינה בסדר.
יכול להיות שפשוט אין מספיק ממנו.
לא כל כלי צריך להיות מוכפל. ציוד יקר או מיוחד יכול להיות משותף. אבל כלי בסיסי וזול שנמצא בשימוש קבוע בכמה עמדות יכול להצדיק יחידה נוספת.
כדאי לבחון את ההחלטה לפי זמן מבוזבז ולא רק לפי מחיר הכלי.
אם עובד הולך כמה פעמים ביום לצד השני של הסדנה כדי לקחת כלי בסיסי, יכול להיות שההשקעה בכלי נוסף מחזירה את עצמה מהר מאוד.
ציוד משותף צריך לקבל “בית” ברור
כלים שמשותפים לכל הסדנה נוטים במיוחד להיעלם משום שאין להם בעלים ברורים.
מקדחה מיוחדת, חולץ, מפתח מומנט גדול או ציוד בדיקה יכולים לעבור בין עובדים ולעיתים להישאר במקום האחרון שבו נעשה בהם שימוש.
לכן ציוד משותף צריך לקבל מקום מוגדר וברור.
אם הוא נלקח, העובדים יודעים מאיפה. אם הוא מוחזר, כולם יודעים איפה למצוא אותו.
אפשר גם להגדיר אזור “ציוד בשימוש” או שיטה פשוטה לסימון מי לקח כלי מסוים כאשר מדובר בסדנה גדולה.
לא צריך להפוך את התהליך לביורוקרטיה. מספיק למנוע את השאלה שחוזרת שוב ושוב: “מי ראה את הכלי הזה?”
לא משאירים אריזות וציוד חדש באמצע זרימת העבודה
כאשר מגיע משלוח חדש לסדנה, יש נטייה להשאיר אותו ליד הדלת, מול הארון או על שולחן העבודה “עד שנסדר”.
אם זה קורה פעם אחת, אין בעיה. אם זו שיטה, האזור מתחיל להיחסם.
כדאי ליצור מקום זמני קבוע לקליטת ציוד חדש.
משם הוא עובר לבדיקת קבלה, סימון ואחסון.
כך קרטון גדול או כלי חדש לא הופכים למכשול שכולם צריכים לעקוף במשך שבוע.
זרימת חומרים חשובה לא פחות מזרימת העובדים.
כבלים, צינורות וצינורות אוויר הם גם חלק מהסדר
סדנה יכולה להיות מסודרת מבחינת הכלים ועדיין להיות מלאה בכבלים וצינורות שחוצים את הרצפה.
מעבר לסיכון למעידה, הם מפריעים לעגלות, גורמים לעובדים לשנות מסלול ומבזבזים זמן כאשר צריך לשחרר קשרים או למשוך צינור שנתקע מתחת לציוד.
כדאי לתכנן מראש מאיפה מגיעים חשמל ואוויר לכל עמדה.
במקום שכל כלי יתחבר לנקודה מרוחקת באמצעות כבל שחוצה את כל הסדנה, עדיף ככל האפשר ליצור נקודות שירות שמתאימות לאזורי העבודה.
גם זה חלק מהשאלה הגדולה יותר: האם הסדנה בנויה סביב העבודה שמתבצעת בה?
דברים שמשתמשים בהם יחד צריכים לגור יחד
אם בכל פעם שמשתמשים במגרזה צריך גם גריז, מטליות וכפפות – יש היגיון בכך שהם יהיו קרובים.
אם עבודת קידוח דורשת בדרך כלל גם מקדחים, שמן חיתוך ומשקפי מגן, כדאי לחשוב על האחסון שלהם כקבוצה.
זו גישה שמפחיתה את מספר המקומות שהעובד צריך לבקר בהם לפני תחילת המשימה.
לא חייבים להעביר את כל המלאי. מספיק להחזיק כמות עבודה בעמדה ואת המלאי הגדול באחסון המרכזי.
במילים אחרות, הסדנה יכולה לעבוד בשתי שכבות: מלאי מרכזי וציוד זמין לעבודה.
מלאי חסר גורם בדיוק לאותו בזבוז זמן כמו כלי חסר
לא כל עיכוב נובע מכלי.
גם אזיקונים, דיסקים, ביטים, כפפות, גריז, חומרי ניקוי וברגים נגמרים.
אם מגלים זאת רק באמצע העבודה, התהליך נעצר.
לכן לפריטים מתכלים שחוזרים הרבה כדאי לקבוע רמת מינימום פשוטה. כשמגיעים אליה, מזמינים מחדש.
אין צורך במערכת מלאי מורכבת כדי להימנע ממצב שבו הבורג האחרון נלקח מהקופסה ואף אחד לא שם לב.
מקום קבוע ומלאי מינימום ברורים מספיקים בהרבה סדנאות.
גם פח האשפה צריך להיות במקום הנכון
פרטים קטנים יוצרים הרבה מהתנועה המיותרת.
אם העובד צריך ללכת לקצה הסדנה בכל פעם שהוא רוצה לזרוק מטלית, אריזה או חלק חד־פעמי, הפסולת תתחיל להישאר ליד העמדה.
פח מתאים בקרבת אזור העבודה מצמצם את התופעה.
אותו דבר נכון למכלים ייעודיים לחלקים ישנים, שמן, מתכת או חומרים אחרים שדורשים טיפול מתאים.
המטרה היא ליצור מסלול ברור גם לדברים שיוצאים מתהליך העבודה, לא רק לאלה שנכנסים אליו.
סביבת עבודה יעילה מפחיתה גם טעויות
החיסכון בזמן הוא יתרון ברור, אבל סדר משפיע גם על איכות העבודה.
כאשר הברגים של שני מכלולים אינם מעורבבים, קל פחות להתקין בורג במקום הלא נכון.
כאשר כלי המדידה נמצא במקום קבוע, פחות סביר לדלג על שלב משום שלא מוצאים אותו.
כאשר שולחן העבודה פנוי, פחות חלקים נופלים או נעלמים מתחת לציוד.
כלומר, היעילות אינה מגיעה מכך שעובדים מהר יותר – אלא מכך שיש פחות הזדמנויות לטעות.
אם אזור מסוים תמיד מבולגן, ייתכן שהבעיה היא בתכנון ולא בעובדים
קל להאשים אנשים בכך שהם אינם מחזירים ציוד למקום.
אבל אם כל יום אותו אזור מתמלא באותם פריטים, כדאי לבדוק האם פשוט אין להם מקום נוח.
אם כדי להחזיר כלי צריך ללכת לחדר אחר, לפתוח ארון, להזיז שתי קופסאות ולהגיע למדף עליון, אין פלא שהוא נשאר על השולחן.
פתרון אחסון צריך להיות קל יותר מאשר להשאיר את הפריט בחוץ.
זה עיקרון חשוב במיוחד בציוד שנמצא בשימוש תכוף.
סדר טוב הוא כזה שקל לשמור עליו גם ביום עמוס.
אל תשפרו את כל הסדנה ביום אחד
שינוי גדול בבת אחת נשמע יעיל, אבל הוא עלול לייצר בלבול.
עדיף לבחור מוקד אחד שבו רואים הרבה בזבוז זמן ולשפר אותו.
למשל: עמדת טיפול ברכב. מעבירים אליה את הכלים הנפוצים, מסדרים עגלה, מגדירים מקום לחלקים ובודקים במשך שבוע האם מספר ההליכות והחיפושים ירד.
אם השינוי עובד, עוברים לאזור הבא.
כך הסדנה משתפרת לפי נתונים מהעבודה האמיתית ולא לפי תכנית שנראתה יפה על הנייר.
המבחן הטוב ביותר הוא כמה פעמים העובד צריך לעזוב את העמדה
אפשר למדוד יעילות בהרבה דרכים, אבל יש מדד פשוט מאוד: כמה פעמים במהלך עבודה רגילה צריך העובד להפסיק את מה שהוא עושה וללכת להביא משהו.
אם המספר גבוה, כנראה שיש פוטנציאל שיפור.
לא כל יציאה מהעמדה היא בזבוז. לפעמים צריך להביא כלי מיוחד. אבל אם רוב ההליכות הן עבור דברים בסיסיים – בוקסה, מברג, מטלית, חומר ניקוי או כלי מדידה – הסביבה אינה תומכת מספיק בתהליך.
המטרה אינה ליצור מצב שבו העובד לעולם לא זז. המטרה היא שההליכות יהיו מכוונות ולא תוצאה של חוסר תכנון.
סדר טוב לא אמור להאט את העבודה
אם מערכת האחסון דורשת דקות של סידור אחרי כל פעולה, היא כנראה מורכבת מדי.
הפתרון צריך להיות פשוט: לפתוח מגירה, לקחת כלי, להשתמש בו ולהחזיר אותו.
העגלות, הארגוניות ומשטחי העבודה צריכים להפחית פעולות ולא להוסיף אותן.
גם תוויות וסימונים יכולים לעזור, אבל אין צורך להפוך כל מגירה למערכת מלאי של מפעל גדול.
ככל שהשיטה אינטואיטיבית יותר, כך גדל הסיכוי שהעובדים ישתמשו בה לאורך זמן.
לא צריך לעבוד מהר יותר כדי להספיק יותר
בסדנה יעילה, הרבה מהשיפור בתפוקה מגיע דווקא מהרגעים שבהם שום דבר דרמטי לא קרה.
הבוקסה הייתה כבר ליד העובד. החלק שפורק הונח במקום הנכון. שולחן העבודה היה פנוי. העגלה עמדה בצד שבו מתבצע הטיפול. חומר מתכלה לא נגמר באמצע. בסיום העבודה הכלים חזרו למקום והעמדה הייתה מוכנה מיד למשימה הבאה.
כל פעולה בודדת חוסכת מעט זמן. יחד הן משנות את היום כולו.
במקום לנסות לגרום לאנשים לבצע כל פעולה מהר יותר, עדיף לבנות סביבה שבה יש פחות פעולות מיותרות מלכתחילה.
זו גם הדרך ליצור שיפור שמחזיק לאורך זמן. עובד יכול לעבוד מהר מאוד במשך שעה. אבל סדנה שמתוכננת היטב חוסכת זמן בכל עבודה, בכל יום, בלי להגדיל לחץ ובלי לוותר על דיוק.
כאשר הכלים הנכונים נמצאים במקום שבו משתמשים בהם, החלקים מקבלים מקום ברור וזרימת העבודה מתוכננת מראש, הזמן שהיה נעלם בחיפוש, הליכה וסידור חוזר הופך לזמן שבו באמת מתבצעת עבודה.
